Weltweite Vermarktung von Windenergieanlagen mit CRM von PiSA sales
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 Im Anlagenbau gestaltet sich der Vertrieb aufwändig und steht vor besonderen Herausforderungen. Das gilt auch für das vergleichsweise neue Geschäft mit Windenergieanlagen wie bei der REpower Systems AG, einem der Weltmarktführer dieser Branche. Um die Komplexität der Vertriebsprojekte besser zu beherrschen wurde auf Basis der CRM-Lösung PiSA sales die Applikation „CRIS“ eingeführt.
 Branche: Anlagenbau
Anforderungen:
- Zentrale Erfassung von Kunden-, Projekt- und Anlagendaten
- Pflege von Standortinformationen von Windkraftanlagen
- Integriertes Dokumentenmanagement als abteilungsübergreifende Wissensbasis
- Zentrale Benutzerverwaltung
- Mehrsprachigkeit der Anwendung
Realisierte Erfolge:
- Zentrale und redundanzfreie Bereitstellung aller Projektinformationen
- Effektive Planung und Kontrolle im Vertrieb durch Sales Pipieline und Ad-hoc-Reports
- Reduzierte Suchzeiten
- Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch enge Office-Integration
- Schnelle Bereitstellung einer arbeitsfähigen Umgebung
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Einsatzbereich:
- Kontaktmanagement
- Technischer Vertrieb
- Projektmanagement
- Controlling
Projektdaten:
- Im Einsatz seit 2006
- PiSA sales 3.2
- Datenbank MS SQL-Server 2005
Integration:
- Integration von MS Office-Anwendungen
- Groupware MS Outlook
- Anbindung von Active Directory (LDAP)
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Kunde und Branche
Die REpower Systems AG mit Sitz in Hamburg zählt zu den weltweit führenden Herstellern von Windenergieanlagen im Onshore- und Offshorebereich. Das international agierende Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt Windenergieanlagen mit Nennleistungen von 2 bis 5 Megawatt und Rotordurchmessern von 70 bis 126 Metern für nahezu jeden Standort. Hinzu kommt ein umfassendes Service- und Wartungsangebot. Die ertragsstarken und zuverlässigen Anlagen werden ausschließlich in Deutschland konstruiert und gefertigt. Das Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern weltweit hat Projekterfahrungen aus der Fertigung und Installation von weltweit mehr als 1.500 Windenergieanlagen.
Ausgangssituation und Herausforderung
Die Dynamik des Branchenumfeldes sowie die besonderen Aufgaben im Vertrieb und im Controlling von Anlagenprojekten veranlassten REpower die projektorientierte CRM-Lösung PiSA sales einzuführen.
„Vertrieb bedeutet bei uns weit mehr als 'verkaufen'. Neben dem Vertrieb sind Projekt-Management, Sales Support, Service und sehr stark auch das Controlling Prozessbeteiligte. Wir wollten eine zentrale Plattform schaffen, die einen aktuellen und abteilungsübergreifenden Informationsfluss gewährleistet“, fasst Christian Stemcke, Leiter des CRM-Projektes „CRIS“ (Central REpower Information System), die mit der Einführung der CRM-Software verbundenen Kernanforderungen zusammen.
Projektdaten, wie z.B. Standortinformationen der Windparks oder notwendige technische Auslegungen, sollten neben Kundendaten und Korrespondenzen im CRM-System erfasst werden können. Eine weitere wichtige Anforderung war eine integrierte Dokumentenverwaltung als Grundlage für eine abteilungsübergreifende Wissensbasis, z.B. um umfangreichen Ausschreibungsunterlagen oder Angebote für das entsprechende Projekt zugänglich zu machen.
Vorhandene Insellösungen, die sich bei REpower zumeist in Form von MS Excel-Listen etabliert hatten, sollten durch die CRM-Lösung ersetzt werden. Als ERP-System ist SAP im Einsatz. Somit musste die CRM-Lösung auch über entsprechende Schnittstellen zu SAP verfügen, um die zweite strategische IT-Applikation bei REpower zu bilden.
Projektverlauf und Lösung
Anfang 2006 gestartet, ermöglichte der zügige Projektverlauf die kurzfristige Bereitstellung der technischen Basis für REpower. Detaillierte Projektanforderungen in der Definitionsphase und regelmäßige Workshops gestatteten es, das CRM-System PiSA sales binnen Jahresfrist produktiv zu schalten und allen Anwendern schrittweise zur Verfügung zu stellen.
Bereits im Standard erfüllte PiSA sales viele Anforderungen von REpower und es konnte schnell eine arbeitsfähige Umgebung installiert werden. Branchen- und kundenspezifische Anpassungen, wie z.B. die Abbildung der Standortinformationen von Windparks, wurden ohne großen Aufwand durchgeführt. Durch das Mehrsprachigkeitskonzept von PiSA sales konnten die Mitarbeiter von Anfang an mit der englischsprachigen Oberfläche des CRM-Systems arbeiten.
Um die zentrale Benutzerverwaltung von REpower mit den Benutzern des CRM-Systems abgleichen zu können, wurde die Schnittstelle zu LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) eingeführt.
Dokumente können über die integrierte Microsoft Office-Schnittstelle direkt in PiSA sales erstellt und verwaltet werden. Alle vertrieblichen Aktivitäten, Angebote sowie Aufträge sind automatisch mit dem Kunden verknüpft und in zentralen Vertriebsprojektmappen abgelegt.
REpower plant die Kopplung von PiSA sales mit dem ERP-System SAP für die Interessenten/Debitorenverwaltung. In weiteren Schritten erfolgt die Bereitstellung einer Produktdatenbank inkl. Stücklisten, eines Kalkulationsmoduls, eines mehrsprachigen Angebotserstellungswerkzeugs sowie eines Produktkonfigurators. Darüber hinaus entwickelt PiSA sales Produktprüfungsmechanismen für das Geschäftsfeld Product Marketing.
Realisierte Erfolge
Heute können Projektinformationen bei REpower zentral und ohne Redundanzen bereitgestellt und die Durchführung der Vertriebsprojekte kann durch das CRM-System effektiv unterstützt werden. Das Controlling bei REpower profitiert von Informationen, die Analysen auf Grundlage des jeweiligen Projektstatus ermöglichen. Der Vertrieb profitiert von einer Sales Pipeline. So ist zu jeder Zeit der Überblick laufender Projekte durch speziell entwickelte, grafisch ansprechende Reports und Forecasts wie „Sales Planning“, „Sales Funnel“ oder „Liquidity Planning“ gegeben. Die erstellten Ad-hoc-Reports werden automatisch in Microsoft Excel ausgegeben. Sie können bei Bedarf weiter bearbeitet oder für nachfolgende Berechnungen genutzt werden.
Mit der umfassenden Kontakt- und Projektverwaltung auf Grundlage der zentralen Datenhaltung ist für die Mitarbeiter aller Geschäftsbereiche ein aktueller und abteilungs-übergreifender Informationsfluss gewährleistet. Der Aufwand zur Informationsbeschaffung für die Benutzer wurde minimiert. Derzeit greifen bis zu 100 Anwender auf über 700 Projekte sowie auf Kunden-, Mitarbeiter-, Angebots- und Auftragsdaten in PiSA sales zu.
Das gesamte Dokumentenmanagement des Unternehmens erfolgt ebenfalls zentral in einer Datenbank. Bereits über 6.000 Dokumente sind nicht nur im System zugänglich gemacht, sondern auch mit ihrer Struktur nachvollziehbar in PiSA sales abgebildet. Jedes Dokument kann klassifiziert, kategorisiert und in Dokumentmappen übersichtlich abgelegt werden. Das Auffinden und Verwenden der Dokumente ist dadurch wesentlich erleichtert worden. Der integrierte Dokument-Dublettencheck verhindert die redundante Speicherung von Dokumenten in der Datenbank.
Durch die schnelle Projektrealisierung bei der Einführung der CRM-Software PiSA sales, die bereits im Standard Branchenspezifika berücksichtigt, wurden die Einführungsaufwände gering gehalten. Professionelles Change Management sicherte darüber hinaus eine hohe Akzeptanz des CRM-Systems auf Seiten der Mitarbeiter bei REpower.
Mit einem Upgrade auf die neue Version PiSA sales 4D Anfang des Jahres 2008 wird die erfolgreiche Zusammenarbeit der PiSA sales GmbH und der REpower Systems AG fortgeführt. |
